El registro de jornada es obligatorio para todas las empresas con empleados por cuenta ajena desde el Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Hay que registrar a diario el inicio y el fin de la jornada de cada persona, conservar los registros 4 años y entregarlos a la Inspección de Trabajo. No hacerlo es infracción grave (art. 7.5 LISOS): de 751 € a 7.500 € por trabajador afectado.
Desde el 12 de mayo de 2019, el control horario obligatorio dejó de ser una buena práctica para convertirse en una obligación legal con régimen sancionador activo. Esta guía explica, en lenguaje claro y honesto, qué exige el RD-ley 8/2019, a quién aplica, cuánto hay que conservar los registros, qué tiene en cuenta la Inspección de Trabajo y a cuánto ascienden las multas por no fichar.
Qué obliga exactamente el RD-ley 8/2019
El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores añadiendo el apartado 9. Su redacción es directa:
«La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria...»
— Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (introducido por el RD-ley 8/2019)
En la práctica, la obligación se concreta en tres exigencias que la empresa debe poder demostrar en cualquier momento:
- Registro diario e individual. Cada empleado, cada día, con el horario concreto de inicio y de fin de su jornada. No basta con un control de presencia genérico ni con apuntar solo el total de horas semanales.
- Conservación durante 4 años. Los registros deben guardarse cuatro años y permanecer accesibles.
- Disposición ante quien lo requiera. Deben estar a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Datos clave del RD-ley 8/2019
- Norma: Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo (BOE-A-2019-3481).
- Artículo: art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
- En vigor desde: 12 de mayo de 2019.
- Conservación: 4 años.
- Sanción por incumplir: infracción grave, 751 €–7.500 € (art. 7.5 LISOS).
A quién obliga (y a quién no)
La regla general es amplia: todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, sin umbral mínimo de plantilla y sin distinción de sector. Una cafetería con dos camareros, un taller con cinco operarios o una consultora con doscientos empleados están igualmente obligados.
| Situación | ¿Obligación de registrar jornada? |
|---|---|
| Empresa con empleados por cuenta ajena (cualquier tamaño) | Sí |
| Pyme, comercio, hostelería, construcción | Sí |
| Personas en teletrabajo o trabajo a distancia | Sí |
| Autónomo sin trabajadores a su cargo | No (se rige por su propia normativa) |
| Personal de alta dirección (art. 2.1.a ET) | Régimen específico; consultar caso concreto |
Existen particularidades por convenio y para algunas relaciones laborales especiales. Si tu caso es dudoso (socios que también trabajan, comerciales sin horario fijo, etc.), conviene revisar el convenio aplicable o consultar con un laboralista.
Conservación: por qué importan los 4 años
El plazo de cuatro años no es decorativo. Significa que, si hoy recibes un requerimiento, debes poder mostrar los registros de cualquier día de los últimos cuatro años. Con sistemas en papel o en hojas de cálculo dispersas, recuperar esa información a varios años vista suele ser un problema. Un sistema digital que almacene cada fichaje de forma centralizada y permita exportar por periodos resuelve esta exigencia de un modo mucho más fiable.
Qué tiene en cuenta la Inspección de Trabajo
La norma no impone una tecnología concreta: admite registros en papel o por medios digitales. Lo que la Inspección de Trabajo valora es que el registro sea diario, fiable y veraz. En la práctica, esto significa que el sistema debería poder demostrar:
- El horario real de inicio y fin de cada jornada, día a día y por persona.
- Cuándo se anotó cada registro (sello de tiempo), no solo el dato final.
- Que el registro no se ha alterado a posteriori para «cuadrar» la jornada.
- Que puede entregarse de forma íntegra cuando se solicite.
Aquí es donde un Excel o un cuaderno flojean: son triviales de rellenar después, no acreditan cuándo se escribieron y resulta difícil probar su integridad. Un registro con sello de tiempo e inalterable —por ejemplo, encadenando cada fichaje con un hash criptográfico— ofrece una prueba mucho más robusta tanto frente a la Inspección como en un conflicto laboral. Así funciona la inalterabilidad por hash en el fichaje por WhatsApp.
Las multas: cuánto cuesta no fichar
No llevar el registro de jornada se tipifica como infracción grave en el art. 7.5 de la LISOS (Real Decreto Legislativo 5/2000). Las cuantías de las sanciones graves las fija la propia LISOS y las gradúa la Inspección de Trabajo:
| Tipo de infracción | Base legal | Cuantía (horquilla legal) |
|---|---|---|
| No llevar el registro de jornada | Infracción grave · art. 7.5 LISOS | 751 € – 7.500 € |
| Reincidencia / vulneración de derechos de representación | Infracción muy grave · art. 8 LISOS | Tramos superiores fijados en la LISOS |
El matiz importante: la sanción puede valorarse en relación con los trabajadores afectados, de modo que en plantillas grandes la exposición económica se multiplica. La cuantía exacta dentro de la horquilla la determina la autoridad laboral atendiendo a las circunstancias (número de afectados, intencionalidad, perjuicio causado, etc.). Por eso conviene tomar las cifras como un orden de magnitud y no como un importe automático. Aquí explicamos en detalle qué revisa la Inspección y cómo gradúa la multa por no fichar.
Cómo cumplir sin complicarte
Cumplir el registro de jornada obligatorio no exige un gran proyecto. Lo que necesitas es un sistema que registre el horario de inicio y fin de cada empleado, lo conserve cuatro años y permita entregarlo. TRESAAA Fichaje resuelve esto haciendo que los empleados fichen por WhatsApp («entro» / «salgo»), sin instalar apps ni recordar contraseñas, y sellando cada registro de forma inalterable mediante una cadena de hash. Sin geolocalización y sin biometría.
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Preguntas frecuentes sobre el registro de jornada
¿Cuánto multa la Inspección de Trabajo por no llevar el registro de jornada?
No llevar el registro de jornada está tipificado como infracción grave en el art. 7.5 de la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social). Para las infracciones graves, la LISOS fija una horquilla de 751 € a 7.500 €, que la Inspección de Trabajo gradúa según las circunstancias. La sanción puede aplicarse en relación con los trabajadores afectados, por lo que en plantillas grandes la exposición se multiplica. La cuantía concreta la determina la autoridad laboral en cada caso.
¿A qué empresas obliga el registro de jornada del RD-ley 8/2019?
El Real Decreto-ley 8/2019 modificó el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y obliga a todas las empresas con personas trabajadoras por cuenta ajena a registrar diariamente su jornada, con independencia de su tamaño o sector. No existe un umbral mínimo de plantilla: aplica igual a una empresa de 3 personas que a una de 300. Quedan al margen los autónomos sin empleados (que se rigen por su propia normativa) y figuras específicas como la alta dirección.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros de jornada?
El art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a conservar los registros durante cuatro años y a mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Deben poder entregarse cuando se requieran.
¿Puedo usar un Excel o una hoja de papel para el registro de jornada?
La norma no impone un soporte concreto: admite medios en papel o digitales. El problema práctico del Excel o el papel es la fiabilidad. La Inspección puede cuestionar registros que no acrediten su integridad ni cuándo se crearon, porque son fáciles de rellenar a posteriori. Un sistema digital con sello de tiempo y registro inalterable (por ejemplo, una cadena de hash) ofrece una prueba mucho más sólida frente a un requerimiento o una reclamación.
¿El registro de jornada se aplica también al teletrabajo?
Sí. La obligación de registrar la jornada no depende del lugar donde se preste el trabajo. Las personas en teletrabajo o trabajo a distancia también deben fichar el inicio y el fin de su jornada. Por eso los sistemas que no dependen de una ubicación física (como fichar por WhatsApp) encajan bien con plantillas mixtas o en remoto.
¿Es obligatorio registrar las horas extraordinarias?
El registro diario debe reflejar el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona. Ese registro es, además, la base para acreditar las horas extraordinarias realizadas, que tienen su propio régimen de control y de comunicación. Contar con un registro fiable protege a la empresa y al trabajador en caso de discrepancia sobre las horas trabajadas.